В еру стрімкого технологічного розвитку фокус з паперових документів поступово зміщується на електронні, що значно полегшує їх облік та обіг.

• Що таке електронна трудова книжка?

Це цифровий аналог паперової трудової книжки. Офіційно електронні трудові книжки з’явилися в Україні 10 червня 2021 року. Їх основна перевага полягає в тому, що Ви в будь-який момент можете перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому автоматично вийти на пенсію і для цього не потрібно буде особисто відвідувати Пенсійний фонд. В електронній трудовій книжці буде відображатися вся інформація про стаж, прийняття на роботу, переведення, звільнення, присвоєння, зміну, позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, проходження стажування тощо [1].

Зверніть увагу! Роботодавцям та працівникам було надано 5 років для того, щоб оцифрувати трудові книжки. Зважаючи на те, що зміни почали діяти з 2021 року, то наразі є ще 3 роки для того, щоб це зробити. Після 2026 року дані внесуться до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. З цього року, паперові книжки стануть непотрібними, але працівник все ще зможе зберігати її у себе [1].

• Що робити для того, щоб отримати електронну трудову книжку?

Вам необхідно лише авторизуватися на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України. Зробити це можна наступними способами, обравши найбільш зручний для Вас:

• За кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який Ви можете отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у банках: ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк, Креді Агріколь Банк тощо;
• за логіном і паролем – зверніть увагу, що Ви не зможете просто вигадати власний логін і пароль і користуватися ними, адже перш ніж це зробити, необхідно отримати спеціальний код, звернувшись до територіальних органів Пенсійного фонду. З собою необхідно мати паспорт, ідентифікаційний код та відповідну заяву;
• через сервіс ID.GOV.UA. Цей сервіс передбачає ідентифікацію за ЕЦП, за мобільним телефоном (Mobile ID) або наявності рахунку в одному з 27 банків України (Bank ID) [3].

Після авторизації Ви або Ваш роботодавець можете вносити в трудову книжку відомості про трудову діяльність. Щоб це зробити, необхідно:

• мати кольорові скановані копії усіх заповнених сторінок трудової книжки в хронологічному порядку;
• мати копії інших документів до яких внесено записи з оригіналів трудової або інших документів, що підтверджують стаж або впливають на його розрахунок;
• на сканованих копіях мають чітко відображатися всі реквізити документів;
• необхідно дотримуватися формату та розміру сканованого зображення;
• якщо дані в електронну трудову книжку вносить роботодавець, то необхідна також згода на обробку даних від працівника. Згоду подають у довільній формі роботодавцю та сканують.

Якщо скановані копії не будуть відповідати цим вимогам, то в оцифруванні трудової книжки Вам буде відмовлено. Також, копії повинні бути засвідченні кваліфікованим електронним підписом та подані через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду.

Після цих дій, не треба нічого робити, лише чекати поки фахівці Пенсійного фонду переведуть скан-копії у цифровий формат. Після цього, Ваша електронна трудова книжка готова і може вважатися оцифрованою. Ви зможете переглядати дані про свій трудовий стаж в будь-який момент, увійшовши до свого персонального кабінету [3].

• Який порядок ведення електронних трудових книжок?

Після оцифрування, паперова трудова книжка залишається у працівника. Більше того, на підставі ч. 3 ст. 48 КЗпП працівник може вимагати від роботодавця вносити до неї зміни, що стосуються трудової діяльності працівника (записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі тощо). Таке право залишиться в працівника й після 2026 року [2].

Що стосується електронних трудових книжок, то будь-які записи стосовно прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі вносяться роботодавцем, який зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність своїх найманих працівників в електронному форматі [1].

Також, враховуйте, що електронна трудова книжка містить дані лише від 2004 року, якщо трудова діяльність працівника розпочала раніше, то в такому разі працівник самостійно може додати сканкопії документів на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України [1].

Використані джерела:

1. Електронна трудова книжка: про що варто знати роботодавцям і працівникам? – Державна служба України з питань праці. Державна служба України з питань праці – Державна служба України з питань праці. URL: https://dsp.gov.ua/podolannia-nelehalnoi-zainiatosti/elektronna-trudova-knyzhka-pro-shcho-varto-znaty-robotodavtsiam-i-pratsivnykam/ (дата звернення: 12.06.2023).
2. Кодекс законів про працю України. Офіційний вебпортал парламенту України. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text (дата звернення: 12.06.2023).
3. Навіщо мені електронна трудова книжка і як нею користуватися?. Головна сторінка | Дія.Безбар’єрність. URL: https://bf.diia.gov.ua/articles/navishcho-meni-elektronna-trudova-knizhka-i-yak-neyu-koristuvatisya (дата звернення: 12.06.2023).

Авторка консультації
студентка 3 курсу, клініцистка НЛ “Правнича клініка” НаУКМА
Дарія Харсун