Юридична клініка Хмельницького університету управління та права імені Леоніда Юзьковапідготувала правову консультацію щодо оформлення найманого працівника на роботу фізичною особою-підприємцем (далі – ФОП).

Часто зустрічаються ситуації, коли ФОПи, які мають намір користуватися послугами інших спеціалістів і при цьому офіційно оформити такі трудові відносини. Якщо спеціаліст зареєстрований ФОП, то це спрощує ситуацію і ФОПу достатньо лише укласти із спеціалістом-ФОПом договір про надання послуг і сплачувати оплату за послуги на рахунок банку.

В іншому випадку, якщо спеціаліст не зареєстрований як підприємець і не бажає реєструватись одним із офіційних способів оформлення таких трудових відносин є офіційне працевлаштування спеціаліста, як найманого працівника за трудовим договором.

Нагадуємо, що фізична особа- “єдинник” (платник єдиного податку):

• І групи – не може мати працівників,
• ІІ групи – може мати працівників, але їх кількість обмежена у кількості 10 осіб;
• ІІІ групи – може мати будь-яку кількість працівників.

Якщо не дотримуватися цих умов, фізична особа – “єдинник” втратить право перебувати на спрощеній системі оподаткування.

Прийняття працівника на роботу супроводжується наступними діями:

1) Подання документів щодо працевлаштування та написання заяви на прийняття працівником

Працівник подає наступні документи:

• трудову книжку при наявності;
• заяву про прийняття на роботу, в якій потрібно вказати посаду, дату прийняття, вид роботи (основна, за сумісництвом тощо);
• паспорт або інший документ, який засвідчує особу;
• ідентифікаційний код;
• документи про освіту (спеціальність, кваліфікація);
• документ про стан здоров’я;
• інші документи (наприклад, військовий квиток) у випадках, передбачених законодавством.

2) Укладення трудового договору

Статтею 24 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП)  встановлено, що працівник не може бути допущеним до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням власника або уповноваженого органу та без подання до органу податкової служби Повідомлення про прийняття працівника на роботу.

Трудовий договір – це угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а власник підприємства чи фізична особа – роботодавець зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін (ст. 21 КЗпП)

Трудові відносини між громадянином, який наймається на роботу, та роботодавцем (юридичною або фізичною особою – підприємцем) оформлюються у письмовій формі. Форма трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, затверджена Наказом Мінпраці №260 від 08.06.2001 року. Нумерацію укладених трудових договорів підприємець веде самостійно. Щоб не заплутатися, слід завести журнал реєстрації трудових договорів у довільній формі, у якому присвоювати номери трудовим договорам.

При укладенні трудового договору з працівником може бути обумовлене угодою сторін випробування з метою перевірки відповідності роботі, яка йому доручається. Умова про випробування повинна бути зазначена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу. У період випробування на працівників поширюється законодавство про працю, тобто обмеження трудових прав у тому числі на оплату праці, на соціальний захист тощо не допускається.

3) Складання наказ про прийняття на роботу працівника, який підписує керівник

Відповідно до частини третьої ст. 24 КЗпП, працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням роботодавця. Під кожен трудовий договір слід складати розпорядження про прийняття на роботу й повідомляти податкову перед допуском працівника до роботи.

4) Складання та подання до податкового органу Повідомлення про прийняття працівника на роботу

Повідомити податкову потрібно напередодні допуску працівника до роботи. Із 2015 року під час оформлення з працівником трудових відносин підприємець не зобов’язаний реєструвати трудовий договір у центрі зайнятості, але має повідомляти про нового працівника орган ДФС. Без повідомлення податкової про прийняття на роботу працівника не можна допускати до роботи. Постановою Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 № 413 “Про порядок повідомлення Державної фіскальної служби та її територіальних органів про прийняття працівника на роботу” визначено механізм повідомлення податкової про прийнятих працівників. У додатку до цієї постанови міститься форма повідомлення. Повідомлення треба подавати під час кожного прийняття працівників (в тому числі і сумісників) хоча б за день до фактичного допущення останнього до роботи.

Таке повідомлення подається власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом (особою) чи фізичною особою до територіальних органів ДФС за місцем їх обліку як платника ЄСВ одним із таких способів:

• засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб;
• на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
• на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.

5) Ознайомлення працівника з локальними документами: правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, посадовою інструкцією тощо.

6) Оформлення трудової книжки та особової картки ф. № П-2.

Порядок ведення трудових книжок регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мін’юсту, Мінпраці, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58. Оскільки центр зайнятості не реєструє трудових договорів, запис про прийняття й звільнення в трудовій книжці робить лише підприємець. Згідно з вимогами частини другої ст. 24 КЗпП під часи укладення трудового договору громадянин зобов’язаний подати працедавцеві трудову книжку. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємствах, в установах, організаціях або у фізичних осіб більше п’яти днів. В листі Мінсоцполітики України від 03.12.2015 р. № 492/06/186-15 роз’яснюється, що в питанні оформлення трудової книжки для працівника, який працевлаштовується вперше, слід керуватися нормами КЗпП. Статтею 48 КЗпП передбачено, що відповідно до п. 2.21-1 Інструкції № 58 трудові книжки працівників, які працюють у ФОП, зберігаються безпосередньо в самих працівників.

Форма №П-2 “Особова картка працівника”, затверджена наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656, є типовою формою первинної облікової документації.

Ведення первинних документів з обліку особового складу є обов’язковим для всіх роботодавців в т.ч. для роботодавців-ФОП, це випливає зі змісту абзацу другогоп.1.1 р.І Інструкції №286, за яким її дія поширюється, в тому числі і на таку категорію роботодавців. Тому особова картка є обов’язковим документом для будь-якого роботодавця. Особову картку потрібно заводити та заповнювати на кожного працівника (у тому числі на сумісників) в одному примірнику.

7) Формування особової справи працівника

Особова справа – це сукупність документів, у яких містяться біографічні відомості і дані про трудову діяльність працівника. Особова спрева ведеться відповідно до “Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях” затвердженого наказом Мінюсту від 18.06.2015 № 1000/5. Особова справа формується “протягом усього часу роботи працівника в установі”. Це означає, що нині особові справи необхідно заводити на всіх працівників установи, підприємства.

9) Зазначення даних новоприйнятого працівника у “зарплатній” звітності бухгалтерії

Отже, роботодавцю слід приділити значну увагу при оформленні найманого працівника на роботу, щоб уникнути штрафних санкцій за порушення трудового законодавства. При цьому сплата штрафу не звільняє від усунення порушень трудового законодавства.

Автор:

Романюк В.А., юрисконсульт 2 категорії юридичної клініки Хмельницького університету управління та права імені Леоніда Юзькова